Um relatório de vendas pode ser desenvolvido para ser apresentado para qualquer setor de uma empresa, e não apenas área comercial ou os investidores. Como todos os departamentos de um empreendimento trabalham para o benefício do negócio, é fundamental que o documento seja desenvolvido cruzando-se informações sobre os resultados financeiros e os processos produtivos do público e do segmento que receberá os dados. Esse cuidado é fundamental para que a linguagem utilizada seja de fácil compreensão, com o objetivo de que as informações apresentadas sejam relevantes para o aprimoramento das atividades, além de apresentar um conteúdo que faça sentido para todos os envolvidos.

Antes de iniciar a produção de um relatório de vendas, você precisa identificar qual o objetivo do documento para cruzar as informações relevantes. É importante que você saiba previamente se o relatório deverá ser criado para analisar a produtividade de um setor, melhorar os índices do Custo de Aquisição de Clientes (CAC), do Retorno sobre um Investimento (ROI), projetar o faturamento de um próximo trimestre ou de um ano, etc. Quanto mais objetivo for o documento criado, maior será a funcionalidade dele para a eficiência dos processos futuros.

Depois de conhecer o destinatário do relatório de vendas e saber qual o objetivo da criação do documento, você deverá buscar em seu sistema os dados condizentes com esses dois tópicos e descrevê-los com clareza e relevância. Quanto maior for a sua habilidade na interlocução entre os números e as atividades que fizeram com que eles aparecessem, maior será o embasamento e o suporte que o relatório dará aos gestores para o desenvolvimento de novas estratégias. Dada esta importância, erros comosuperficialidade, leitura equivocada dos dados e falta de clareza nas inferências feitas sobre eles devem ser evitados.

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Um dos diferenciais competitivos das organizações que se sobressaem no mercado no qual atuam está na automatização de seus processos. Tal recurso permite não apenas a agilidade e a funcionalidade das tarefas diárias, mas também a dinamização e a precisão na obtenção e análise de dados para a produção dos relatórios de vendas. A utilização de recursos tradicionais como o Excel, por exemplo, facilita a ocorrência de erros e gera improdutividade a partir do momento em que todas as etapas de inserção de dados são feitas com base em processos manuais.